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Comment organiser un marché de Noël : notre guide complet

Vous souhaitez organiser un marché de Noël dans votre commune, que ce soit via la collectivité ou via une association ? Voici nos étapes clés pour en faire un succès.

Le marché de Noël est un événement majeur qui rassemble toute la commune et qui fait vivre les commerces et artisans locaux. C’est l’un des rendez-vous les plus attendus de l’année par les habitants. En revanche, ne vous y méprenez pas, il demande une vraie préparation et de la rigueur : choisir le lieu, trouver les exposants, obtenir les autorisations, gérer la sécurité, l’électricité ou encore les animations. Voici les étapes, telles que nous les voyons, dans l’ordre, pour ne pas vous perdre et pour ne rien oublier, afin que la magie de Noël soit au rendez-vous.

1. Le calendrier : quand s’y prendre

La plupart des communes décident de leur marché de Noël entre le printemps et la fin de l’été. Plus vous commencez tôt, plus vous avez le choix des prestataires, des exposants et des animations. L’anticipation est la clé des événements réussis ! Voici une idée de calendrier pour vous donner un repère :

2. Définir le projet : dates, lieu, taille

Les dates

Le premier ou le deuxième week-end de décembre attire le plus de monde. On constate néanmoins de plus en plus de marchés sur les deux derniers week-ends de novembre. La magie de Noël commence de plus en plus tôt, et les visiteurs aiment pouvoir anticiper leurs cadeaux. Vérifiez qu’aucun grand marché voisin ne tombe à la même date, cela vous ferait une concurrence trop importante, tant dans le choix des exposants que pour la fréquentation. Pensez aux horaires : l’ambiance de Noël se vit surtout à la tombée de la nuit, entre 16 h et 20 h. Si vous souhaitez ajouter une dimension festive ou un repas, vous pouvez prolonger le plaisir sur une soirée par exemple.

Le lieu

Si vous privilégiez une solution intérieure, cela peut être un gymnase ou une salle des fêtes si la commune en a une. En intérieur, vous ne dépendez pas des aléas météorologiques, mais l’effet est moins propice à la fête.

En extérieur, choisissez entre une place centrale, un parvis de mairie, une rue piétonne, une cour d’école ou encore un parc. Vérifiez :

• la surface disponible (comptez environ 9 m² par stand de 3 x 3 m, plus les allées) ;
• la nature du sol (bitume, pavés, herbe), qui conditionne le lestage des stands et éventuellement la pose d’un sol (allées en moquette, planchers pour les stands…) ;
• les accès pour la livraison du matériel et pour les véhicules de secours ;
• les points d’alimentation électrique et leur puissance, ou la possibilité d’acheminer facilement le courant nécessaire ;
• la proximité de toilettes (si vous n’en prévoyez pas sur le marché) et de parkings, indispensables pour accroître la fréquentation.

La taille

De 10 stands à 40 ou 60 stands, la taille dépendra surtout de l’espace dont vous disposez et du nombre d’exposants que vous réussirez à accueillir.

Une idée de répartition : environ deux tiers d’artisans et de créateurs (idéalement des locaux), un tiers de gourmandises et de restauration (faites travailler les restaurateurs, pâtissiers ou écaillers du coin), plus un ou deux stands pour la commune et les associations. Les stands dédiés aux associations sont indispensables, car ils drainent du monde et permettent d’avoir un marché animé !

3. Choisir les stands : chalets, tentes ou stands décorés

C’est souvent le premier poste de dépense, et celui qui fait l’ambiance. Trois solutions existent :

• Les chalets en bois : le plus beau rendu, mais une location coûteuse, un transport par camion-grue et un montage plus long.
• Les tentes blanches : économiques et rapides à installer, mais impersonnelles. Il est difficile d’y créer une ambiance de Noël.
• Les stands décorés effet chalet : des tentes de 3 x 3 m habillées de parois imprimées. Le rendu se rapproche d’un village de chalets, pour un budget bien plus raisonnable.

Nous détaillons cette comparaison, chiffres à l’appui, sur notre page alternative aux chalets de Noël.

4. Recruter et gérer les exposants

• L’appel à candidatures : diffusez-le dès le mois de mai auprès des artisans locaux, des commerçants, des chambres consulaires (CMA, CCI), des associations et sur les réseaux sociaux de la commune. Les commerces locaux sont essentiels, car ces stands viennent aussi leur faire concurrence pendant la période, ils doivent donc être prioritaires.
• La sélection : privilégiez les produits faits main et locaux, évitez les doublons et gardez un bon équilibre entre artisanat et gourmandises, comme indiqué précédemment. L’objectif est que vos visiteurs repartent avec des cadeaux à offrir ! C’est toujours plus agréable d’offrir un cadeau quand on a une histoire à raconter autour, ce que permettent en général les artisans locaux.
• Le règlement du marché : horaires d’ouverture et d’installation, décoration du stand, produits autorisés, consignes de sécurité, conditions d’annulation.
• Le dossier exposant : extrait Kbis ou numéro SIRET, attestation d’assurance responsabilité civile, liste des produits et besoins électriques. Limitez le nombre de stands de restauration installés dans un camion : ils encombrent la place et sont peu esthétiques.
• Le droit de place : une participation par stand et par jour ou par week-end, fixée par délibération ou par le règlement. Elle couvre une partie des frais du marché. Gardez en tête que les exposants viennent aussi pour réaliser des bénéfices : ce coût ne doit donc pas être dissuasif pour eux.

5. Les autorisations et démarches

Les démarches varient selon que le marché est organisé par la commune elle-même ou par une association. Les principales :

• Occupation du domaine public : un arrêté municipal si la commune organise, ou encore une autorisation d’occupation délivrée par la mairie si c’est une association qui organise le marché. Prévoyez aussi l’arrêté de circulation et de stationnement afin de faciliter le montage et le démontage.
• Vente au déballage : un marché de Noël en est une. L’organisateur la déclare en mairie et tient un registre des exposants coté et paraphé, à présenter en cas de contrôle. Les particuliers ne peuvent participer qu’à deux ventes au déballage par an.
• Buvette et vin chaud : une buvette temporaire doit être autorisée par le maire. Elle peut servir des boissons sans alcool et des boissons du 3e groupe (vin, bière, cidre), donc du vin chaud. Une association n’obtient qu’un nombre limité d’autorisations par an (en général cinq).
• Alimentaire : les exposants qui vendent des denrées doivent respecter les règles d’hygiène et la chaîne du froid. Les professionnels sont déclarés auprès des services vétérinaires (DDPP).
• Musique : la diffusion de musique ou un concert se déclarent à la Sacem.
• Assurance : vérifiez que la responsabilité civile de l’organisateur couvre la manifestation.

Ces règles évoluent et peuvent varier selon les communes : faites valider vos démarches par vos services juridiques ou par la préfecture. L’idéal reste de confier les éléments très réglementés à des professionnels (comme la restauration par exemple).

6. Sécurité, secours et météo

Le plan d’implantation

Il fixe la position de chaque stand, les allées (idéalement larges d’au moins 3 m pour circuler confortablement), les issues de secours, les extincteurs et une voie dégagée pour les véhicules de secours. Il est souvent demandé par la commission de sécurité s’il y en a une ou par les services de la préfecture, selon la taille du marché. Ce plan est aussi un bon outil commercial pour vendre les emplacements aux exposants.

La protection contre les intrusions de véhicules

Depuis plusieurs années, les marchés de Noël font l’objet de consignes de vigilance particulières. Les entrées du marché sont protégées par des obstacles (blocs béton, véhicules, barrières lourdes), en lien avec la police municipale ou la gendarmerie. Prévoyez éventuellement un barriérage pour sécuriser la zone, en laissant libres les entrées et les issues de secours, et placez des blocs béton ou des bacs à plantes pour empêcher les intrusions.

Le poste de secours

Le dispositif prévisionnel de secours (DPS) se calcule avec le référentiel national, selon le nombre de personnes présentes en même temps, l’activité et l’accès des secours. Pour un marché de centre-ville, on considère en général :

• deux secouristes à partir de quelques centaines de personnes présentes en même temps ;
• un véritable poste de secours, sous tente, au-delà d’environ 1 400 personnes, ce qui représente déjà un marché de Noël conséquent.

Il est assuré par une association agréée de sécurité civile (Croix-Rouge, Protection civile, Fédération française de sauvetage et de secourisme…), et non par les pompiers. Le maire ou le préfet peut imposer un dispositif plus important. Pensez bien à contacter les associations au plus tôt afin de vous assurer de leur disponibilité.

Le gardiennage

Sur un marché de plusieurs jours, il est presque indispensable qu’au moins un agent de sécurité protège la nuit les stands et le matériel des exposants, en plus des solutions de barriérage et de la possibilité de fermer les stands.

La météo

Prévoyez une consigne en cas de vent fort : fermeture des stands, voire évacuation au-delà d’un seuil fixé avec votre prestataire (obligatoire en toutes circonstances dès 80 km/h de vent). Un lestage correct et adapté aux éléments mis en place reste la meilleure garantie, et il dépend du sérieux de votre prestataire ou de vos services techniques.

7. Électricité, éclairage et chauffage

C’est un point souvent sous-estimé. Un stand avec guirlandes et éclairage consomme peu, mais un chauffage d’appoint ou un appareil de cuisson change tout : un chauffage de 3 kW par stand, sur 20 stands, représente déjà 60 kW, de même qu’un camion frigorifique peut être très consommateur.

• Recensez les besoins de chaque exposant dès l’inscription (surtout pour les chauffages et les appareils d’électroménager comme les bouilloires, percolateurs…).
• Faites vérifier la puissance disponible par les services techniques ou un électricien, et anticipez la faisabilité d’acheminer le nécessaire.
• Prévoyez des câbles et coffrets protégés, et des passages de câbles au sol pour éviter les chutes, dès lors que du câblage passe sur une zone recevant du public.
• Soignez l’éclairage général : guirlandes, lumière chaude, éventuellement un grand sapin illuminé (si le marché n’est pas installé sur la place qui accueille le sapin de la commune). C’est aussi lui qui crée la magie à la nuit tombée.

8. Animations et associations

Un marché de Noël, c’est aussi le Père Noël et son coin photo, une chorale, un spectacle pour enfants, un atelier de décoration, une parade lumineuse : les animations font venir les familles et les font rester. Toutes ne sont pas réalisables selon la taille et la durée de votre événement, mais il est essentiel d’y penser dès l’organisation de votre manifestation.

Pensez aussi aux associations locales et aux clubs services (Rotary, Lions…). Beaucoup animent des stands pour récolter des fonds : photo avec le Père Noël, vin chaud, tombola. Leur confier un stand donne un marché plus vivant et plus solidaire, sans coût d’animation pour la commune. Par ailleurs, ces clubs attirent leurs adhérents, élargissant l’audience de votre marché.

9. Communication

• Une affiche et un visuel commun, déclinés pour le bulletin municipal, les panneaux lumineux et les réseaux sociaux. Pensez à attirer les enfants, ce sont aussi eux qui font venir leurs parents.
• Un événement Facebook et une page sur le site de la commune, quatre à six semaines avant.
• Une information aux écoles, aux commerçants et à la presse locale. Les sacs à pain des boulangeries imprimés aux couleurs de l’événement sont, par exemple, un excellent support.
• Une signalétique sur place : plan du marché, programme des animations, horaires.

Vous devez faire de votre marché de Noël l’un des événements majeurs de la commune, il faut donc être créatif pour attirer les visiteurs de la commune et des alentours !

10. Le budget

Les principaux postes d’un marché de Noël communal :

• les stands, leur transport, montage et démontage ;
• l’électricité, l’éclairage et la décoration (sapins, guirlandes) ;
• les animations ;
• la sécurité, le gardiennage et le poste de secours ;
• la communication et la signalétique.

Du côté des recettes, on trouve les droits de place des exposants et, parfois, le soutien de partenaires locaux. Le choix des stands pèse le plus lourd : sur un marché de 40 stands, passer de chalets en bois à des stands décorés effet chalet peut faire économiser environ 40 % de ce poste. La commune peut aussi prendre un stand pour faire de la petite restauration et de la vente de boissons, souvent source de revenus sur ce type de manifestation.

11. Après le marché

Faites le bilan dans les semaines qui suivent : fréquentation, retours des exposants et des visiteurs, incidents, budget réel. Un court questionnaire aux exposants et aux habitants aide beaucoup à préparer l’édition suivante, et c’est le bon moment pour fixer déjà les dates de l’année prochaine. Il faut aussi bien centraliser l’ensemble des informations, afin que tout soit fluide si la personne en charge du marché venait à changer d’une année à l’autre.